W dobie pandemii Covid-19 wiele firm stanęło przed dylematem, jak przetrwać lock-down związany często z drastycznym spadkiem przychodów, a nawet czasowym jego brakiem. Szczególnie gdy dużym obciążeniem po stronie kosztów firmy jest  wynajem biura, a załoga pracuje zdalnie w domach. Do tego nie wiadomo, jak długo obecna sytuacja potrwa i czy nie jest to okazja do zmiany sposobu funkcjonowania firmy, skoro nowe metody w jakimś stopniu się sprawdziły? Rozwiązaniem, które funkcjonowało już na rynku, ale w obecnej sytuacji zyskuje na wartości, jest wirtualne biuro. Szczególnie, gdy usługa wirtualnego biura może być elastycznie rozszerzana, dostosowując się do potrzeb tego specyficznego klienta.

 

Do kogo kierowane są wirtualne biura?

 

Jest to usługa skierowana przede wszystkim dla firm, których specyfika nie wymaga wynajmowania konkretnej powierzchni biurowej na stałe do spotkań z klientem i/lub pracownikami. Z usług wirtualnego biura mogą  korzystać:

  • osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą
  • spółki z o.o.
  • spółki prawa handlowego (jawne, komandytowe)
  • oddziały spółek zagranicznych

Należy przy tym zaznaczyć wyraźną różnicę między definicją wirtualnego biura (wirtualnego adresu), a wirtualnej firmy. Rzecz w tym, że firma musi realnie istnieć i funkcjonować, być zgłoszona w odpowiednich rejestrach, płacić podatki itp. Wirtualne biuro służy przede wszystkim jako adres dla siedziby firmy, miejsca jej rejestracji, odbioru korespondencji, czy spotkań zarządu spółki. Nie oznacza to absolutnie, że firma jest wirtualna, czyli mówiąc potocznym językiem: została zarejestrowana „na słupa”. Wirtualne biuro to rozwiązanie dla osób pragnących rozpocząć legalną działalność gospodarczą przy minimalnych kosztach lub obniżyć koszty już istniejącej.

 

Zalety i wady wirtualnego biura

 

Główna zaletą takiego rozwiązania jest redukcja kosztów związanych z wynajmem lokalu i zatrudnieniem pracowników biurowych (pełna obsługa recepcji oraz korespondencji jest w standardzie każdego wirtualnego biura). Dodatkową zaletą jest adres Twojej firmy, bez względu na to, czy prowadzisz biznes w domu, czy jesteś mobilnym specjalistą. Dzięki temu możesz uniknąć np. wizyty urzędników (fiskusa lub ZUS) w  czasie rodzinnego obiadu lub zabawy z dzieckiem. Jeśli zależy Ci na prestiżowym adresie, warto zwrócić uwagę, żeby nie był to lokal z powierzchnią nieadekwatną do zarejestrowania w nim np. 50 różnych firm. Zupełnie inaczej wygląda bowiem adres siedziby spółki w Warszawie, np. ul. Genewska 6, niż  ul. Biurowa 245/ lok. 10. Szukając siedziby na swój wirtualny adres zwróć również uwagę na szybkość oraz ilość przesyłanej korespondencji oraz możliwość czasowego skorzystania z wydzielonej przestrzeni, którą możesz wykorzystać na:

  • spotkanie z klientem
  • telekonferencję
  • spotkanie ze współpracownikami
  • pracę własną

Jeśli Twoja firma ma się rozwijać, taka potrzeba prędzej czy później się pojawi, a nie po to płacisz za adres firmy, żeby z klientem spotkać się w kawiarni. Każde szanujące się wirtualne biuro w Warszawie daje  swoim Klientom taką możliwość. Wyzwaniem w dobie pandemii jest elastyczność biura, w którym rejestrujesz swoją działalność w zakresie oferowanych Ci usług . Chodzi o to, abyś zbyt często nie musiał zmieniać siedziby firmy (co przy spółkach z o.o. z wpisem do KRS wiąże się konkretnym kosztem), informując o tym wszystkich swoich kontrahentów. To jest właśnie ten moment, gdy wada korzystania z wirtualnego biura jaką jest tymczasowość, czy brak możliwości rozwoju wraz z rozwojem Twojej firmy, może się okazać możliwą do wyeliminowania.

 

Wirtualne biuro w Warszawie

 

Warto więc szukać miejsca na wirtualny adres tam, gdzie będziesz mógł wynająć też sale na pojedyncze spotkania z Klientami, albo zapewnić z czasem miejsce do pracy swojemu pierwszemu pracownikowi (hotdesk, biurko no-limit). Jeśli Twoje wymarzone wirtualne biuro w Warszawie dysponuje też mikrobiurami do wynajęcia, z których mógłbyś skorzystać w przyszłości – warto poważnie rozważyć ofertę takiego miejsca, zaczynając współpracę od wirtualnego adresu. Jeśli znalazłeś już wirtualne biuro posiadające prestiżowy adres, pełen pakiet usług na obsługę recepcji i korespondencji oraz możliwość poszerzenia usługi najmu wraz z rozwojem Twojej firmy, możesz się skupić na dostosowaniu usług swojej firmy do nowej rzeczywistości, aby wykorzystać szanse związane z obecną sytuacją oraz zminimalizować straty, które są nieuniknione.