W ciągu całego okresu prowadzenia firmy, niezależnie od jej formy, przedsiębiorca może dokonywać wielu zmian, w tym dotyczących adresu prowadzenia działalności gospodarczej, adresu siedziby, zamieszkania czy ustalonego na potrzeby doręczeń.

Jak jednak zmienić dane adresowe firmy? O czym należy pamiętać? Czy adresem firmy może być biuro wirtualne?

Zgłoszenie dokonanych zmian

Każdą zmianę związaną z prowadzeniem działalności gospodarczej należy zgłosić do stosownych organów. W przypadku zmian dokonywanych w podanych we wniosku danych adresowych firmy, obowiązuje termin 7 dni na zgłoszenie, począwszy od dnia zaistnienia zmian.

Zgłoszenie zmian następuje na odpowiednim wniosku CEIDG-1, w wyznaczonych polach, w zależności od tego, który adres uległ zmianie. Może bowiem chodzić o adres siedziby, miejsca wykonywania czynności związanych z prowadzoną działalnością, miejsca zamieszkania czy też adresu do doręczeń.

Co ważne, adresy te w dużej mierze nie muszą być ze sobą tożsame, obowiązkowo jednak muszą być zgodne ze stanem faktycznym. To ważne, aby ustalić chociażby przynależność do konkretnego oddziału ZUS czy Urzędu Skarbowego, celem uiszczania należnych opłat oraz składania wymaganych dokumentów rozliczeniowych.

Dane adresowe firmy a biuro wirtualne

Najwięcej wątpliwości pojawia się w sytuacjach, kiedy to przedsiębiorca z racji podejmowanych czynności związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, nie potrzebuje wynajmować lub nabywać lokalu/miejsca do prowadzenia firmy. Najczęściej freelancerzy oraz osoby pracujące na zlecenie korzystają z prywatnego mieszkania. Z drugiej strony nie chcą podawać prywatnego adresu jako adresu siedziby czy miejsca wykonywania działalności.

Rozwiązaniem jest tu wirtualne biuro. To usługa polegająca przede wszystkim na udostępnieniu oficjalnego adresu firmowego, który będzie widniał na wszystkich dokumentach firmowych. Inaczej rzecz się jednak ma w zależności od tego, jakie dokładnie usługi świadczy biuro wirtualne, a także od decyzji przedsiębiorcy, czy chce zmienić adres siedziby firmy, czy adres określony jako miejsce wykonywania działalności.

Siedziba a miejsce prowadzenia działalności

Przede wszystkim siedziba nie jest tym samym, co miejsce prowadzenia działalności. W siedzibie przechowywane są dokumenty firmowe. Tutaj również może być przeprowadzona kontrola. Miejscem prowadzenia działalności jest zatem to, w którym przedsiębiorca wykonuje wszystkie czynności związane z prowadzoną działalnością.

Co zatem z biurem wirtualnym i konkretnym adresem? Jeśli biuro wirtualne posiada sale konferencyjne lub biurka do samodzielnej pracy, tak jak wirtualne biuro Tu Lubię, adres wirtualnego biura można określić we wniosku jako adres miejsca prowadzenia działalności. Jeśli jednak wybrane biuro wirtualne oferuje tylko adres korespondencyjny i obsługę recepcyjną, ale nie oferuje fizycznego miejsca do wynajęcia, może stanowić tylko adres siedziby.

Dokonanie zmian adresowych związanych z firmą nie jest trudne i czasochłonne. Wystarczy wypełnić wniosek CEIDG-1 i złożyć go osobiście, online lub korespondencyjnie we właściwej placówce. Kluczowe pozostaje natomiast, który adres będzie przeznaczony na siedzibę firmy oraz faktyczne miejsce wykonywania działalności.